Hinweisgebersysteme werden zukünftig eine immer wichtigere Rolle bei der Wahrung der Integrität und der Verhinderung von Missständen in Unternehmen erlangen. Sie ermöglichen es Mitarbeitern und Kunden, Bedenken, Beschwerden oder Verdachtsmomenten in Bezug auf Fehlverhalten im Unternehmen sicher und anonym zu melden.
Hinweisgebersysteme sind in diesem Kontext ein wichtiger Bestandteil eines umfassenden Compliance-Programms und können dazu beitragen, Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien zu verhindern, zu identifizieren und zu beheben. Ein gut funktionierendes Hinweisgebersystem kann das Risiko von Korruption, Betrug und anderen Fehlverhalten im Unternehmen verringern und den Ruf des Unternehmens schützen.
Die Gesetzgebung in Europa ist klar
In Europa gibt es klare rechtliche Rahmenbedingungen, welche Unternehmen dazu verpflichten, entsprechende interne Kanäle für Hinweise auf Verstöße einzurichten. Die Whistleblower-Richtlinie der Europäischen Union, die in nationales Recht umgesetzt wurde, schreibt vor, dass Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern ein internes Hinweisgebersystem einrichten müssen.
Die Whistleblower-Richtlinie soll dabei Schutz für Hinweisgeber bieten und verlangt von Unternehmen, dass diese sicherstellen, dass alle eingehenden Meldungen vertraulich behandelt werden. Die Whistleblower-Richtlinie sieht ebenfalls vor, dass Unternehmen innerhalb von drei Monaten auf alle eingegangene Meldungen reagieren und sicherstellen müssen, dass die Meldungen untersucht und angemessen behandelt werden.
Schritte zur Implementierung eines Hinweisgebersystems
Um ein Hinweisgebersystem in einem Unternehmen erfolgreich zu implementieren, sind mehrere Schritte erforderlich. Diese umfassen im Wesentlichen:
- Planung: Bestimmung des Zwecks des Systems, der Zielgruppe und der notwendigen Ressourcen.
- Design: Entwicklung eines Hinweisgebersystems, das den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Dazu gehören die Art der Meldungen, die Vertraulichkeit und der Schutz von Hinweisgebern auch unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte.
- Schulung: Schulung der Mitarbeitenden und des Managements, um sicherzustellen, dass sie das System verstehen und wissen wie sie damit umgehen müssen.
- Implementierung: Einführung des Systems und Kommunikation an alle Mitarbeitenden.
- Überwachung und Bewertung: Überwachung des technisch-organisatorischen Systems, um sicherzustellen, dass es effektiv funktioniert. Durch periodische Reviews sollte sichergestellt werden, dass das System den individuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Die gesetzlichen Umsetzungsfristen stehen jetzt fest
Die Einführung eines gesetzlich geforderten Hinweisgebersystems ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Fehlverhalten zu verhindern, zu identifizieren und zu beheben. Ein gut etabliertes Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, die Integrität des Unternehmens zu schützen.. Mit der Whistleblower-Richtlinie und deren nationaler Anforderung zur Umsetzung auch in Österreich wird die Bedeutung von Hinweisgebersystemen noch stärker betont.
Die gesetzlichen Fristen zur Umsetzung stehen jetzt fest und sind im Hinweisgeberinnenschutzgesetz (HSchG) festgelegt. Bis spätestens Jahresende 2023 benötigen die meisten österreichischen Unternehmen ab 50 MitarbeiterInnen ein funktionierendes Hinweisgebersystem.
